Codes UPC : comment obtenir vos codes-barres avant de confier votre stock à un 3PL

Pourquoi votre 3PL a besoin d’un code lisible sur chaque produit

Dans un entrepôt qui gère des milliers d’articles pour des dizaines de marques, le pot de 250 g et celui de 500 g, la saveur vanille et la saveur érable se ressemblent trop pour être triés à l’œil. Le code-barres donne à chaque variante une identité qu’un lecteur ne confond pas.

Ce code sert à trois moments :

• À la réception. L’arrivage est compté et comparé à la liste de colisage. Lire un code va plus vite et se trompe moins souvent que déchiffrer une étiquette à la main.
• En entreposage. Le produit est enregistré à son emplacement : votre inventaire en ligne reflète ce qui est réellement sur les tablettes.
• À la préparation. Dans la plupart des entrepôts, le préparateur confirme par lecture qu’il a pris le bon article. Une erreur de saveur ou de taille se paie en retour, en transport et parfois en client perdu.

C’est pourquoi la page de réception de marchandises de Kolineo demande des codes-barres (UPC ou autres) sur vos produits ou vos cartons.

UPC, EAN, GTIN, SKU : quatre termes à ne pas confondre

Le vocabulaire des codes-barres mélange souvent le numéro et le symbole. Le GTIN (code article international) est le numéro qui identifie votre produit. Le UPC-A ou l’EAN-13 est la façon de l’imprimer en barres pour qu’un lecteur le comprenne.

UPC vs EAN

Le symbole UPC-A porte un GTIN-12, soit 12 chiffres. Le symbole EAN-13 porte un GTIN-13, soit 13 chiffres. Selon GS1 Canada, les deux sont approuvés pour les points de vente au détail, et le UPC-A est le code à barres le plus souvent exigé par les détaillants en Amérique du Nord. Pour une marque québécoise qui vend au Canada et aux États-Unis, c’est donc le format le plus courant.

SKU vs UPC

Le SKU est votre code interne. Vous le choisissez librement (par exemple CAF-ERA-250 pour un café à l’érable de 250 g). Il n’a de sens que chez vous. Le code UPC, lui, est unique dans le monde et rattaché à votre entreprise par GS1. Vous avez besoin des deux : le SKU pour organiser votre catalogue, le UPC pour que l’entrepôt, les places de marché et les détaillants reconnaissent le produit.

Comment obtenir un code UPC au Canada

GS1 est le seul fournisseur officiel de GTIN et de codes UPC dans le monde. Au Canada, on passe par GS1 Canada. La démarche tient en quatre étapes :

1. Comptez vos variantes. Il faut un GTIN différent pour chaque taille, saveur et variante. Trois saveurs en deux formats, c’est six codes. GS1 Canada propose un estimateur de GTIN pour faire le calcul.
2. Choisissez votre forfait et abonnez-vous. L’inscription se fait en ligne et prend généralement moins de 10 minutes, selon GS1 Canada. Le forfait dépend du nombre de codes et de votre chiffre d’affaires.
3. Créez vos codes. Une fois abonné, vous attribuez vos numéros et produisez les fichiers de codes-barres avec l’outil en ligne de GS1 Canada.
4. Tenez votre registre. Notez dans un fichier quel GTIN correspond à quel SKU, avec la description exacte du produit. N’attribuez jamais un code déjà utilisé à un autre produit.

L’abonnement est valide 12 mois et se renouvelle automatiquement, sauf avis écrit reçu au moins 60 jours avant l’échéance. Si vous l’annulez, GS1 Canada précise que vous n’êtes plus autorisé à utiliser vos GTIN. À partir de 100 produits différents, GS1 Canada indique qu’il faut un forfait qui comprend un préfixe de compagnie, comme le forfait Limité.

Le piège des codes UPC revendus en ligne

En cherchant « acheter code UPC », vous tomberez sur des sites qui vendent des codes à l’unité, sans abonnement annuel. Ces numéros ont été attribués à l’origine à une autre entreprise. Dans le registre de GS1, ils restent rattachés au titulaire de la licence d’origine, pas à votre marque.

GS1 Canada prévient que les numéros achetés auprès d’autres sources pourraient être dupliqués, voire frauduleux, et ne pas être liés à votre produit ni à votre entreprise, avec des ventes perdues à la clé. Le risque se concentre à deux endroits :

• Sur Amazon. Selon GS1 Canada, il faut un GTIN pour identifier et authentifier vos produits sur Amazon.ca, et Amazon.ca recommande un code GS1. Les règles d’Amazon évoluent : consultez l’aide Seller Central avant de créer vos fiches. Si vous vendez en FBA ou en FBM, voyez aussi notre page sur la logistique pour vendeurs Amazon.
• Chez les détaillants. Les GTIN sous licence GS1 sont la norme utilisée par la plupart des détaillants canadiens. Chaque enseigne précise ses exigences dans son guide fournisseur, jusqu’aux étiquettes de cartons et de palettes. Voyez notre page sur la préparation B2B selon les exigences des détaillants.

Changer de code plus tard coûte cher : réimpression des emballages, nouvelles fiches produits. Mieux vaut partir avec des codes GS1 dès le premier lot.

Code-barres de carton : GTIN-14 et ITF-14

Votre fabricant vous livre rarement des produits à l’unité. Il les regroupe dans des cartons maîtres : 12 pots, 24 canettes, 6 boîtes. Si ce carton porte son propre code, l’entrepôt sait en une lecture ce qu’il contient et en quelle quantité, sans l’ouvrir.

Chez GS1, chaque niveau d’emballage a son propre GTIN. Un carton de 12 unités identiques reçoit un GTIN-14, construit à partir du numéro de l’unité, précédé d’un indicateur d’emballage de 1 à 8 et suivi d’un nouveau chiffre de contrôle. Un carton de 24 du même produit est une autre configuration, donc un autre GTIN-14. Le symbole ITF-14, qui ne contient que le GTIN, s’imprime directement sur le carton ondulé, sans étiquette à ajouter.

Deux conseils pratiques :

• Ne collez pas le code UPC de l’unité sur le carton maître : à la lecture, le carton serait compté comme une seule unité.
• Si votre fabricant ne peut pas imprimer de code de carton, faites inscrire au minimum le SKU, la description et la quantité par carton, en gros caractères, sur deux côtés.

Étiquetage code barre : les erreurs qui empêchent la lecture

Un code valide ne sert à rien si le lecteur ne le lit pas. Les erreurs les plus fréquentes se décident au moment du design de l’emballage :

• Un code trop réduit ou des marges blanches rognées. Respectez les dimensions et l’espace vide recommandés par GS1.
• Un mauvais contraste. Des barres foncées sur fond pâle se lisent bien. Des barres dorées sur fond kraft ou des barres rouges, beaucoup moins.
• Un code sur un pli, une couture ou une courbe serrée. Sur un sac souple ou une petite bouteille, la surface déforme les barres.
• Un code caché par l’emballage. Un sachet opaque ou un film étirable qui couvre le code oblige à en ajouter un sur l’emballage extérieur.

Avant d’imprimer des milliers de boîtes, faites tester un premier tirage. GS1 Canada offre un service de vérification de la lecture optique pour confirmer que vos codes respectent ses normes.

Ce que Kolineo vérifie à la réception

Kolineo est un 3PL de Sherbrooke, avec un deuxième entrepôt près de Chicago. Le même processus de réception s’applique aux deux.

• On vous demande des codes-barres (UPC ou autres) sur vos produits ou vos cartons.
• Chaque arrivage est compté et comparé à la liste de colisage ou au bon de commande. Tout écart vous est communiqué.
• Dès la mise en inventaire, vos niveaux de stock sont visibles en temps réel.
• 99,98 % des commandes préparées sont exactes.
• Vos commandes en ligne et vos envois à des enseignes comme Walmart, Costco, Amazon et Sobeys partent du même inventaire.

Certains de vos produits n’ont pas encore de code GS1? Parlez-nous-en avant d’expédier, pour régler la question chez votre fabricant plutôt qu’au quai. Pour une première idée de vos coûts, essayez notre estimateur de coûts 3PL.