FIFO ou FEFO : comment un entrepôt fait tourner vos stocks (et vos dates de péremption)

FIFO en entrepôt ou en comptabilité : deux sujets différents

Cherchez « FIFO » dans Google et vous tomberez autant sur des cours de comptabilité que sur des guides d’entrepôt. En comptabilité, FIFO est une méthode d’évaluation du coût des stocks : elle sert à calculer la valeur de l’inventaire au bilan et le coût des produits vendus. En entrepôt, FIFO désigne l’ordre physique dans lequel les produits quittent les tablettes.

Les deux décisions sont indépendantes. Votre comptable choisit la méthode d’évaluation qui convient à vos états financiers. Votre 3PL, lui, applique une règle de rotation physique qui protège vos produits.

FIFO, FEFO, LIFO : trois façons de faire tourner les stocks

FIFO : premier entré, premier sorti

Le système de gestion d’entrepôt envoie le préparateur vers le stock reçu le plus tôt. C’est la règle par défaut de bien des entrepôts, et elle est simple à appliquer : il suffit de connaître la date de réception de chaque palette. Elle convient aux produits sans date, ou dont la durée de vie est assez longue pour ne jamais poser problème : accessoires, vêtements, articles de sport, emballages.

FEFO : premier expiré, premier sorti

Ici, ce n’est plus la date d’arrivée qui compte, mais la date imprimée sur le produit. Le préparateur est dirigé vers le lot dont la date « meilleur avant » ou la date d’expiration est la plus proche. Pour que ça fonctionne, chaque lot doit avoir été enregistré avec sa date au moment de la réception, puis rangé de façon à ce que le système le distingue des autres lots du même produit.

LIFO : dernier entré, premier sorti

Le stock le plus récent sort en premier. En entrepôt, on le croise surtout pour des marchandises non périssables entreposées en vrac ou empilées, quand il est plus pratique de prendre ce qui est devant ou sur le dessus. Pour un produit daté, c’est la meilleure façon de laisser vieillir les premiers lots au fond de la rangée : à éviter.

Pourquoi le FIFO ne suffit pas quand vos produits ont une date

Le FIFO repose sur une hypothèse : le stock reçu en premier est aussi celui qui expire en premier. Prenons un exemple. Le 3 mars, l’entrepôt reçoit le lot A de vos barres tendres, meilleur avant le 15 septembre. Le 10 mars arrive le lot B, produit plus tôt par un autre fabricant, meilleur avant le 30 juillet. En FIFO, le lot A part d’abord et le lot B vieillit sur la tablette. En FEFO, le lot B part en premier et les deux lots sont vendus avant leur date.

Cette situation est plus courante qu’on le pense :

• Plusieurs fabricants ou plusieurs lignes de production. Les dates ne suivent pas l’ordre d’arrivée à l’entrepôt.
• Un transfert d’inventaire. Quand vous changez de 3PL ou que vous rapatriez du stock d’un autre entrepôt, de vieux lots arrivent après des lots récents.
• Les retours remis en stock. Un produit revenu en bon état porte souvent une date plus courte que celui qui est déjà en tablette.
• Les coffrets et les kits. Pour la rotation, un coffret vaut la date de son composant le plus court, peu importe la date à laquelle il a été assemblé.

Dates de péremption et numéros de lot : ce que prévoit la réglementation

Les dates sur l’étiquette

Selon l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA), la date « meilleur avant » est obligatoire sur les aliments préemballés dont la durée de conservation est de 90 jours ou moins. Au-delà, elle est facultative, mais doit respecter le format prescrit si elle est indiquée. Cette date porte sur la fraîcheur et la qualité, pas sur la salubrité. Certains aliments, comme les préparations pour nourrissons, les substituts de repas et les suppléments nutritifs, portent plutôt une date limite d’utilisation et ne doivent pas être vendus une fois cette date passée.

Même quand la date « meilleur avant » est facultative, vos acheteurs la regardent : un épicier peut refuser un produit trop proche de sa date, et un client en ligne le remarque à l’ouverture du colis. La rotation par date protège donc d’abord vos ventes et votre réputation.

Les numéros de lot et la traçabilité

Le Règlement sur la salubrité des aliments au Canada demande aux entreprises visées de pouvoir retracer un aliment un pas en amont (de qui il a été reçu, et quand) et un pas en aval (à qui il a été fourni, et quand), avec son code de lot ou un autre identifiant unique. Selon l’ACIA, ces documents restent accessibles pendant deux ans et doivent être fournis dans les 24 heures suivant une demande de l’Agence. Le code de lot doit aussi figurer sur l’étiquette des aliments préemballés destinés aux consommateurs.

Quand votre stock est chez un 3PL, c’est lui qui sait quel lot est parti dans quelle commande. Vérifiez ce qui s’applique à votre entreprise, et assurez-vous que votre 3PL peut vous fournir ces données rapidement.

Cosmétiques et produits pour animaux

Les règles d’étiquetage ne sont pas les mêmes que pour les aliments destinés aux humains : vérifiez celles qui visent vos produits. En entrepôt, la logique reste la même : si vos produits portent un numéro de lot ou une date, ils doivent être suivis comme tels, pour qu’un lot qui approche de sa date ou qui doit être rappelé soit retrouvé rapidement.

Ce que votre 3PL doit recevoir de vous

Le FEFO se joue au quai de déchargement. Si le numéro de lot et la date ne sont pas saisis à la réception de marchandises, aucun logiciel ne pourra les retrouver plus tard. Voici ce qui fait la différence :

• Le lot et la date sur l’étiquette du carton. Imprimés sur chaque carton maître, lisibles sans ouvrir la boîte, idéalement près du code-barres. Une date imprimée seulement sur les unités oblige à ouvrir les cartons : la réception ralentit et les risques d’erreur augmentent.
• Un format de date uniforme. 05/06/27, c’est le 5 juin ou le 6 mai? Entendez-vous sur un format, idéalement avec le mois en lettres, et imposez-le à tous vos fournisseurs.
• Une palette par lot, si possible. Les palettes qui mélangent plusieurs lots doivent être triées à la réception : signalez-les à l’avance.
• Une liste de colisage complète. Pour chaque ligne : produit, quantité, numéro de lot et date. Le 3PL compare ce qu’il reçoit à ce document et vous signale les écarts.
• Des règles écrites. La méthode de rotation de chaque produit (FIFO ou FEFO), la durée de vie minimale exigée par canal, le délai d’alerte avant la date et la marche à suivre pour les produits trop courts : mise de côté, vente à rabais, don, retour ou destruction.

C’est ce travail en amont qui permet ensuite un entreposage où chaque lot a son emplacement et où l’inventaire affiché reflète les dates réelles.

FEFO et détaillants : la durée de vie minimale à la livraison

Le FEFO appliqué à la lettre a un angle mort : il envoie toujours le lot le plus court en premier, y compris vers un épicier ou une grande surface qui exige une durée de vie minimale à la livraison. Résultat possible : une palette refusée au quai du détaillant, alors que des lots plus longs dormaient dans l’entrepôt.

La solution est une règle par canal. Les lots aux dates les plus longues sont réservés aux détaillants, selon le seuil inscrit dans chaque guide fournisseur, et les lots plus courts partent dans vos commandes en ligne, avec leur propre seuil minimal. Un lot qui passe sous le seuil le plus bas est bloqué, et vous êtes averti avant qu’il devienne invendable. Demandez à votre 3PL si son système permet ce genre de règle, et comment il l’applique concrètement.

Les questions à poser à votre 3PL

Une réponse comme « oui, on peut faire ça » ne vous apprend pas grand-chose. Posez des questions précises et demandez à voir l’écran ou le rapport :

• Votre système de gestion d’entrepôt applique-t-il le FEFO automatiquement, ou le préparateur choisit-il le lot lui-même?
• À quel moment saisissez-vous le numéro de lot et la date : à la réception, ou plus tard?
• Pouvez-vous fixer une durée de vie minimale différente pour mes commandes en ligne et pour chacun de mes détaillants?
• Combien de temps vous faut-il pour me sortir la liste des commandes expédiées d’un lot donné? Avez-vous déjà fait un exercice de rappel?
• Puis-je voir mes lots et leurs dates dans mon accès en ligne à l’inventaire?

Pour la grille complète des critères (température, détaillants, accès aux États-Unis), consultez notre article sur le meilleur 3PL alimentaire au Québec.

Vos lots et vos dates chez Kolineo

Kolineo est un 3PL de Sherbrooke, au 5550, boulevard Bourque, avec un deuxième entrepôt près de Chicago, en Illinois. Quand vous nous annoncez un arrivage, on vous demande, en plus de la liste de colisage, les numéros de lot ou les dates de péremption, s’il y a lieu. Et notre approche est simple : parlons-en avant le premier arrivage. Dites-nous comment vos produits doivent sortir et quels seuils imposent vos acheteurs, et on vous dira franchement comment on peut y répondre.

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